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城市社区档案管理办法

发布时间:2016-9-20 | 作者: | 文章来源:
 

城市社区档案管理办法》已经20151012日国家档案局局务会议、2015929日民政部部务会议审议通过,现予以公布,自201611日起施行。

                   国家档案局局长  李明华

                     民 政 部 部 长  李立国

       20151123

城市社区档案管理办法

第一条 为规范城市社区档案(以下简称社区档案)管理,根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国城市居民委员会组织法》和国家有关规定,制定本办法。

第二条 本办法所称社区档案,是指城市社区党组织、居民委员会、社区服务机构、社区社会组织(以下简称社区各类组织)和居民在社区建设中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。

第三条  社区档案工作在业务上接受街道办事处(乡镇人民政府)以及档案行政管理部门和民政部门的监督和指导。

第四条  社区党组织和居民委员会应当重视档案工作,加强组织领导,将档案工作纳入社区建设内容,促进档案工作与社区其他各项工作同步协调发展。

第五条  社区档案工作经费从社区的办公经费中列支,并应当满足实际工作的需要。

第六条  社区党组织或者居民委员会应当配备专门人员管理本社区各类档案,有条件的地方可以设立综合档案室。

档案管理人员应当经过档案专业知识培训,调离工作岗位时应当在离职前办理档案交接手续。

第七条  社区综合档案室或者档案管理人员负责宣传、贯彻和执行党和国家有关档案工作的法律法规和标准规范,指导、监督本社区文件材料的归档、整理和移交工作。

第八条  社区档案由社区综合档案室或者档案管理人员集中统一管理,任何单位和个人不得据为己有或者擅自销毁。

第九条  社区建设中形成的文件材料可以分为文书类、科技类、会计类等三个大类,具体的归档范围和保管期限参照本办法附件。

第十条  社区文件材料的归档,应当符合以下要求:

(一)归档的文件材料应当齐全、完整、排列有序;装订结实、整齐;备考表填写真实、清楚;归档文件目录或者卷内文件目录明晰、准确;

(二)归档的文件材料中有照片或者复印件的,应当图文清晰;

(三)归档时间:

文书材料于次年6月底前归档;

科技文件材料在科技活动结束后1个月内归档;

会计材料由会计部门在会计年度终了后保管1年,于次年3月底前归档;

声像材料在活动结束或者办理完毕后随时归档;

实物材料及时归档;

电子文件按照《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894)和《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T38)的要求整理

第十一条 社区档案按照下列规则进行分类编号:

(一)文书档案按照年度——问题(社区党建、居民自治、社区管理、社区服务、社区治安等)进行分类,参照《归档文件整理规则》,以件为单位,按年度——问题——保管期限排列编号;

(二)科技档案中的基建档案按照工程项目分类整理,按照项目——时间排列编号;设备仪器档案按照型号分类整理,按照型号——时间排列编号;

(三)会计档案按照年度——类别(报表、账簿、凭证、其他)分类整理并排列编号;

第十二条  社区综合档案室或者档案管理人员应当设立专室或者专柜保管档案,采取有效的防火、防盗、防高温、防潮、防光、防尘、防鼠、防虫、防磁等措施,确保档案的完整与安全。

第十三条  档案管理人员应当定期对档案及其保管状况进行全面检查,并形成安全检查记录;如有破损、霉变、虫蛀、褪色等现象时,应当及时修补、复制或者进行其他技术处理。

对声像档案和电子档案,要定期检查信息记录的安全性,确保档案可读可用;有条件的地方要及时对声像档案进行数字化转化,以利于长期使用。

第十四条  社区综合档案室或者档案管理人员应当建立档案统计制度,对档案的收进和移出、保管数量、借阅和利用效果、销毁等情况,进行及时、准确的统计。

第十五条  社区综合档案室或者档案管理人员应当建立健全档案利用制度,为档案利用创造条件,简化手续,提供方便。

利用档案时应当按照规定办理手续,并及时做好利用效果登记。

档案管理人员应当认真检查归还档案,如发现有短缺、涂改、污损情况,要及时报告并追查。

第十六条 社区应当组织成立档案鉴定工作小组,对已到期档案及时进行鉴定。

鉴定工作小组由社区档案管理人员和形成档案的组织的人员(或者居民代表)组成,鉴定后应当形成档案鉴定报告。对失去保存价值的档案,应当清点核对并编制档案销毁清册,经过必要的审批手续后按照规定销毁。

禁止擅自销毁档案。档案销毁清册应当永久保存。

第十七条 社区档案应当依法保持齐全完整,不得随意将社区档案拆散、重新组合。

第十八条  社区综合档案室或者档案管理人员应当围绕社区中心工作和居民利用需求,加强档案信息资源的开发利用,积极开展档案编研工作。

第十九条 社区档案管理应当积极采用计算机等先进技术,逐步实现档案管理的信息化、现代化。

第二十条 涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私等内容的档案的保管、利用,应当按照国家有关法律法规规定办理。

第二十一条  违反国家有关规定,对档案有损毁、丢失以及出卖、涂改、伪造、泄密等情况的,应当依法追究相关人员责任。构成犯罪的,依法追究刑事责任。

第二十二条 各省(自治区、直辖市)、新疆生产建设兵团档案行政管理部门商同级民政部门,可以结合当地实际情况制定本办法的实施细则。

第二十三条 本办法由国家档案局和民政部负责解释。

第二十四条 本办法自201611日起实施。

 

附件

 

 

城市社区文件材料归档范围和保管期限表

 

一级

类目

二级类目

顺序号

归档范围

保管期限

社区党群管理及社区管理类

1

上级针对本社区设立、撤并、调整、更名、社区干部任免的通知、批复等文件材料

永久

2

本社区组织简介、人员编制、印信启用和印信作废等文件材料

永久

3

本社区党组织会议、居民委员会会议的会议纪要、记录、讨论通过的决议、规定等

永久

4

本社区组织召开的党员大会、居民会议、团组织会议、妇联组织会议等重要会议的通知、名单、日程、报告、讲话、总结、纪要等

永久

5

本社区组织召开的重要会议的典型材料、交流材料、代表发言材料、简报等

30

6

本社区召开的民主恳谈会、居民听证会、民主协商、矛盾纠纷调解、民情民意反映等一般会议的通知、名单、日程、总结、纪要等

10

7

本社区召开的一般会议的交流材料、代表发言材料等

10

8

本社区开展居务公开、民主评议工作过程中形成的文件材料

永久

9

上级领导视察、检查本社区工作时形成的文件材料

 

1)重要的

永久

2)一般的、本社区工作汇报材料

10

10

本社区居民委员会计划、总结、统计、调研等方面的文件材料

 

1)年度和年度以上的计划、总结、统计材料、重要专题的调研材料

永久

2)年度以下的计划、总结、统计材料、一般问题的调研材料

10

11

本社区党组织、居民委员会、社区工、青、妇等群团组织、社区社会组织等各类组织的换届选举材料、上级批准或登记备案材料

永久

12

本社区专项活动形成的文件材料

 

1)重要的(如各类创建活动等)

30

2)一般的(如精神文明教育、文化艺术、全民健身、科普教育、环保宣传教育、爱国卫生运动、健康教育等活动)

10

13

上级颁发的关于居民委员会工作的文件材料

 

1)法规政策性文件

30

2)规范性、一般性文件

10

14

本社区的请示和上级针对本社区各项工作的批复、批示

 

1)重要业务问题的

永久

2)一般业务问题的

30

15

本社区编辑、编写的文件材料

 

1)大事记、组织沿革等

永久

2)简报、情况反映、工作信息等

10

16

关于本社区的新闻报道

10

17

本社区制定的各项规章、规范、制度、公约等

30

18

针对本社区人员的表彰、奖励等文件材料

 

1)受县级(含)以上表彰、奖励的

永久

2)受县级以下表彰、奖励的

30

19

本社区处理问题、事件的惩处决定

 

1)受到警告(不含)以上处分的

永久

2)受到警告处分的

30

20

对本社区专职工作人员的选举、聘用、福利、社会保障等文件材料

永久

21

对本社区专职工作人员的培训、考核、社区志愿者登记制度等文件材料

10

22

本社区党团员名册、组织关系介绍信及存根、本社区志愿者队伍人员名单等

永久

23

本社区的房产、土地所有权和使用权的文件材料

永久

24

本社区与有关单位签订的合同、协定、协议等文件材料

 

1)重要的

永久

2)一般的

10

25

本社区物资(办公设备及用品、机动车等)采购计划、审批手续、招投标、购置等文件材料

30

26

本社区居委会国有资产管理(登记、统计、核查清算、交接凭证等)文件材料

 

1)重要的

永久

2)一般的

10

27

本社区接待工作的计划、方案

 

1)重要的

30

2)一般的

10

28

本社区出国考察、友好往来等活动中形成的文件材料

30

29

本社区信息、档案、保密工作中形成的文件材料

10

30

本社区居民的拆迁补偿、养老保险、医疗保险、职工退休、退职等登记表、协议书、存根、审批表及其他社会保障参保、退保等文件材料

永久

31

本社区现役、复员、转业军人、军队离休干部、革命伤残军人、烈属、病故军人家属、残疾人、特困供养人员、临时救助人员等社会优抚、社会救助相关文件材料

30

32

本社区居民殡葬火化初审证明、存根、登记册

30

33

本社区登记失业人员情况、就业服务情况登记册、老年卡申办初审、最低生活保障申办初审、享受社会救济救助金申报初审等登记册

10

34

本社区物业管理制度、管理规约

30

35

本社区服务网点设置和服务内容、家政服务公司名单及运营情况等文件材料

10

36

本社区服务工作计划、总结和报告

30

37

本社区各小区物业维修基金的使用和结余情况报告

永久

38

本社区内各小区物业公司的工作报告和财务报告

30

39

本社区专业社会工作者、志愿者队伍开展各项活动、各种服务活动组成人员的文件材料

10

40

本社区内各类社会组织的数量、人员构成、活动情况等文件材料

30

41

本社区公益慈善事业的经费筹集办法、资金及使用情况的文件材料

10

42

本社区集体经济收益所得及其使用情况的文件材料

10

43

本社区集体经济项目的立项、承包方案以及社区公益事业的建设承包方案

永久

44

本社区居民家庭及成员基本情况登记表

30

45

本社区制定的有关治安综合治理及安全网络建设方面的规定、制度、宣传教育等文件材料

 

1)重要的

30

2)一般的

10

46

本社区治安防范队伍人员名单

30

47

本社区各种民事调解、纠纷处理的文件材料

 

1)涉及房产、资产的

永久

2)影响重大的

30

3)一般的

10

48

本社区对监管、释放、社区矫正、解除强制隔离戒毒等重点人群的教育、服务、管理材料

30

49

本社区文化、教育、体育、青少年、老年活动、福利事业、农贸市场等建设设施项目的审批、设计、施工、监理、竣工、维修、扩建等成套的文字、图表、照片等文件材料

 

1)重要的

永久

2)一般的

10

50

本社区环境保护项目的审批、设计、施工、竣工、维修、扩建等成套的文字、图表、照片等文件材料

 

1)重要的

永久

2)一般的

10

51

本社区所属服务机构基础设施项目审批、设计、施工、竣工、维修、扩建等成套的文字、图表、照片等文件材料

永久

52

本社区公共服务设施的购置(引进)合同、协议以及合格证书、使用说明、图纸等

30

53

本社区居民委员会关于计算机、传真机、打印机、复印机、电视机、空调、汽车等办公通用和专用设备的购置合同、装箱单、使用说明书、维修及保修记录等

10

54

本社区居民委员会的各类报表及分析报告

 

1)年度的

永久

2)半年的、季度的、月的

3

55

本社区居民委员会的各类总账、明细账、分类账,现金出纳账、固定资产明细账和其他辅助账

15

56

本社区现金和银行日记账等账簿

25

57

本社区居民委员会的各种会计凭证

15

58

本社区居民委员会的会计移交清册

15

59

本社区居民委员会的会计档案保管清册、档案销毁清册

永久

60

本社区居民委员会银行余额调节表、对账单

5

                 救灾捐赠管理办法

中华人民共和国民政部令

35

《救灾捐赠管理办法》已经20071026日第二次部务会议原则通过,现予公布,自公布之日起施行。

部长:李学举

二〇〇八年四月二十八日

救灾捐赠管理办法

第一章总 则

第一条为了规范救灾捐赠活动,加强救灾捐赠款物的管理,保护捐赠人、救灾捐赠受赠人和灾区受益人的合法权益,根据《中华人民共和国公益事业捐赠法》和《国家自然灾害救助应急预案》,制定本办法。

第二条在发生自然灾害时,救灾募捐主体开展募捐活动,以及自然人、法人或者其他组织向救灾捐赠受赠人捐赠财产,用于支援灾区、帮助灾民的,适用本办法。

    本办法所称救灾募捐主体是指在县级以上人民政府民政部门登记的具有救灾宗旨的公募基金会。

第三条本办法所称救灾捐赠受赠人包括:

(一)县级以上人民政府民政部门及其委托的社会捐助接收机构;

(二)经县级以上人民政府民政部门认定的具有救灾宗旨的公益性民间组织;

(三)法律、行政法规规定的其他组织。

第四条  救灾捐赠应当是自愿和无偿的,禁止强行摊派或者变相摊派,不得以捐赠为名从事营利活动。

第五条救灾捐赠款物的使用范围:

(一)解决灾民衣、食、住、医等生活困难;

(二)紧急抢救、转移和安置灾民;

(三)灾民倒塌房屋的恢复重建;

(四)捐赠人指定的与救灾直接相关的用途;

(五)经同级人民政府批准的其他直接用于救灾方面的必要开支。

第六条国务院民政部门负责管理全国救灾捐赠工作。

县级以上地方人民政府民政部门负责管理本行政区域内的救灾捐赠工作。

第七条对于在救灾捐赠中有突出贡献的自然人、法人或者其他组织,县级以上人民政府民政部门可以予以表彰。对捐赠人进行公开表彰,应当事先征求捐赠人的意见

第二章  组织捐赠与募捐

第八条国务院民政部门可以根据灾情组织开展跨省(自治区、直辖市)或者全国性救灾捐赠活动,县级以上地方人民政府民政部门按照部署组织实施。

经同级人民政府批准,县级以上地方人民政府民政部门组织开展本行政区域内的救灾捐赠活动,但不得跨区域开展。

在县级以上地方人民政府民政部门开展的救灾捐赠活动中,同级人民政府辖区内的各系统、各部门、各单位在本系统、本部门、本单位内组织实施。

第九条  开展义演、义赛、义卖等大型救灾捐赠和募捐活动举办单位应当在活动结束后30日内报当地人民政府民政部门备案。备案内容包括:举办单位、活动时间、地点、内容、方式及款物用途等

    第十条  具有救灾宗旨的公募基金会,可以依法开展救灾募捐活动,但在发生自然灾害时所募集的资金不得用于增加原始基金。

第三章接受捐赠

第十一条县级以上人民政府民政部门接受救灾捐赠款物,根据工作需要可以指定社会捐助接收机构、具有救灾宗旨的公益性民间组织组织实施。

乡()人民政府、城市街道办事处受县(县级市、市辖区)人民政府委托,可以组织代收本行政区域内村民、居民及驻在单位的救灾捐赠款物。代收的捐赠款物应当及时转交救灾捐赠受赠人。

第十二条救灾捐赠受赠人应当向社会公布其名称、地址、联系人、联系电话、银行账号等。

第十三条自然人、法人或者其他组织可以向救灾捐赠受赠人捐赠其有权处分的合法财产。

法人或者其他组织捐赠其自产或者外购商品的,需要享受税收优惠政策的,应当提供相应的发票及证明物品质量的资料。

第十四条救灾捐赠受赠人接受救灾捐赠款物时,应当确认银行票据,当面清点现金,验收物资。捐赠人所捐款物不能当场兑现的,救灾捐赠受赠人应当与捐赠人签订载明捐赠款物种类、质量、数量和兑现时间等内容的捐赠协议。

捐赠人捐赠的食品、药品、生物化学制品应当符合国家食品药品监督管理和卫生行政等政府相关部门的有关规定。

第十五条救灾捐赠受赠人接受救灾捐赠款物后,应当向捐赠人出具符合国家财务、税收管理规定的接收捐赠凭证。

  第十六条 对符合税收法律法规规定的救灾捐赠,捐赠人凭捐赠凭证享受税收优惠政策,具体按照国家有关规定办理。



第四章境外救灾捐赠

第十七条国务院民政部门负责对境外通报灾情,表明接受境外救灾捐赠的态度,确定受援区域。

第十八条国务院民政部门负责接受境外对中央政府的救灾捐赠。

县级以上地方人民政府民政部门负责接受境外对地方政府的救灾捐赠。

具有救灾宗旨的公益性民间组织接受境外救灾捐赠,应当报民政部门备案。

法律、行政法规另有规定的除外。

第十九条救灾捐赠受赠人接受的外汇救灾捐赠款按国家外汇管理规定办理。

第二十条境外救灾捐赠物资的检验、检疫、免税和入境,按照国家的有关规定办理。

第二十一条对免税进口的救灾捐赠物资不得以任何形式转让、出售、出租或者移作他用。

第五章救灾捐赠款物的管理和使用

第二十二条救灾捐赠受赠人应当对救灾捐赠款指定账户,专项管理;对救灾捐赠物资建立分类登记表册。

第二十三条具有救灾宗旨的公益性民间组织应当按照当地政府提供的灾区需求,提出分配、使用救灾捐赠款物方案,报同级人民政府民政部门备案,接受监督。

第二十四条在国务院民政部门组织开展的跨省(自治区、直辖市)或者全国性救灾捐赠活动中,国务院民政部门可以统一分配、调拨全国救灾捐赠款物。

第二十五条国务院民政部门负责调拨的救灾捐赠物资,属境外捐赠的,其运抵口岸后的运输等费用由受援地区负担;属境内捐赠的,由捐赠方负担。

县级以上地方人民政府民政部门负责调拨的救灾捐赠物资,运输、临时仓储等费用由地方同级财政负担。

第二十六条县级以上人民政府民政部门根据灾情和灾区实际需求,可以统筹平衡和统一调拨分配救灾捐赠款物,并报上一级人民政府民政部门统计。

对捐赠人指定救灾捐赠款物用途或者受援地区的,应当按照捐赠人意愿使用。在捐赠款物过于集中同一地方的情况下,经捐赠人书面同意,省级以上人民政府民政部门可以调剂分配。

发放救灾捐赠款物时,应当坚持民主评议、登记造册、张榜公布、公开发放等程序,做到制度健全、账目清楚,手续完备,并向社会公布。

县级以上人民政府民政部门应当会同监察、审计等部门及时对救灾捐赠款物的使用发放情况进行监督检查。

捐赠人有权向救灾捐赠受赠人查询救灾捐赠财产的使用、管理情况,并提出意见和建议。对于捐赠人的查询,救灾捐赠受赠人应当如实答复。

第二十七条对灾区不适用的境内救灾捐赠物资,经捐赠人书面同意,报县级以上地方人民政府民政部门批准后可以变卖。

  对灾区不适用的境外救灾捐赠物资,应当报省级人民政府民政部门批准后方可变卖。

变卖救灾捐赠物资应当由县级以上地方人民政府民政部门统一组织实施,一般应当采取公开拍卖方式。

变卖救灾捐赠物资所得款必须作为救灾捐赠款管理、使用,不得挪作他用。

第二十八条可重复使用的救灾捐赠物资,县级以上地方人民政府民政部门应当及时回收、妥善保管,作为地方救灾物资储备。

第二十九条接受的救灾捐赠款物,受赠人应当严格按照使用范围,在本年度内分配使用,不得滞留。如确需跨年度使用的,应当报上级人民政府民政部门审批。

第三十条 救灾捐赠款物的接受及分配、使用情况应当按照国务院民政部门规定的统计标准进行统计,并接受审计、监察等部门和社会的监督。

第三十一条 各级民政部门在组织救灾捐赠工作中,不得从捐赠款中列支费用。经民政部门授权的社会捐助接收机构、具有救灾宗旨的公益性民间组织,可以按照国家有关规定和自身组织章程,在捐赠款中列支必要的工作经费。捐赠人与救灾捐赠受赠人另有协议的除外。

第三十二条救灾捐赠、募捐活动及款物分配、使用情况由县级以上人民政府民政部门统一向社会公布,一般每年不少于两次。集中捐赠和募捐活动一般应在活动结束后一个月内向社会公布信息。

第六章 法律责任

第三十三条 捐赠人应当依法履行捐赠协议,按照捐赠协议约定的期限和方式将捐赠财产转移给救灾捐赠受赠人。对不能按时履约的,应当及时向救灾捐赠受赠人说明情况,签订补充履约协议。救灾捐赠受赠人有权依法向协议捐赠人追要捐赠款物,并通过适当方式向社会公告说明。

第三十四条  挪用、侵占或者贪污救灾捐赠款物的,由县级以上人民政府民政部门责令退还所用、所得款物;对直接责任人,由所在单位依照有关规定予以处理;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

依照前款追回、追缴的款物,应当用于救灾目的和用途。

第三十五条  救灾捐赠受赠人的工作人员,滥用职权,玩忽职守,徇私舞弊,致使捐赠财产造成重大损失的,由所在单位依照有关规定予以处理;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

第七章附 则

第三十六条  在境外发生特大自然灾害时,需要组织对外援助时,由国务院民政部门参照本办法组织实施社会捐赠,统一协调民间国际援助活动。

第三十七条 自然灾害以外的其他突发公共事件发生时,需要组织开展捐赠活动的,参照本办法执行。

第三十八条本办法自发布之日起施行。2000512日民政部发布的《救灾捐赠管理暂行办法》同时废止。
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